Informe de penales para due diligence inmobiliaria

Hablar de informe de penales para due diligence inmobiliaria puede resultar útil en términos prácticos, pero conviene afinar el encaje jurídico. En España no existe, con carácter general, un informe de libre obtención para terceros dentro de una due diligence privada: lo correcto es distinguir entre la acreditación de antecedentes penales, la base legitimadora para tratar esos datos y, en su caso, el consentimiento del interesado, todo ello bajo los límites del RGPD y de la Ley Orgánica 3/2018.

Por eso, en una operación inmobiliaria no debe darse por hecho que comprador, inversor o asesor puedan acceder directamente a datos penales de otra parte o de un interviniente. Habrá que valorar si esa comprobación es necesaria, proporcional, legítima y documentalmente viable según el tipo de operación, la posición de las partes y la documentación realmente disponible.

Qué puede significar un informe de penales en una due diligence inmobiliaria

En la práctica, esta expresión puede aludir a varias realidades distintas: desde una petición al interesado para que aporte determinada acreditación administrativa, hasta una manifestación contractual o una revisión de riesgos reputacionales y documentales. No es una categoría jurídica autónoma ni un trámite estándar aplicable por igual a toda due diligence inmobiliaria.

Respuesta breve: sí puede plantearse una comprobación relacionada con antecedentes penales en una due diligence inmobiliaria en España, pero no como acceso libre de un tercero a esos datos. Su uso dependerá de la base legitimadora, de la finalidad concreta, de si el interesado consiente o aporta documentación y de los límites reforzados que rigen para el tratamiento de datos relativos a condenas e infracciones penales.

El punto de partida normativo es claro: el artículo 10 del RGPD somete el tratamiento de datos relativos a condenas e infracciones penales a condiciones específicas y no equivale a reconocer un derecho general de acceso para fines privados. En España, además, la Ley Orgánica 3/2018 completa ese marco de protección de datos y obliga a extremar la prudencia en este terreno.

Cuándo puede encajar esta comprobación y qué límites legales tiene

Esta comprobación puede tener sentido en operaciones de cierta entidad, con inversores institucionales, estructuras societarias complejas, intervinientes con poder de decisión relevante o situaciones en las que convenga reforzar la evaluación de riesgos. Aun así, no debe presentarse como una rutina universal: dependerá de si interviene una persona física o jurídica, del rol concreto del sujeto analizado y del diseño contractual de la operación.

También habrá que diferenciar entre necesidad práctica de evaluación y posibilidad jurídica de tratar datos penales. Que un comprador o inversor quiera reducir incertidumbre no significa, por sí solo, que pueda recabar o conservar antecedentes penales. Si se solicita documentación de este tipo, conviene analizar la finalidad, la proporcionalidad, el acceso restringido, el plazo de conservación y si realmente basta con una declaración, una garantía contractual o una revisión documental menos invasiva.

Como regla de prudencia, si el interesado consiente o aporta un certificado de antecedentes penales, ello no elimina por sí mismo todos los límites de protección de datos. El tratamiento posterior, la circulación interna y la incorporación a informes de due diligence deben justificarse y minimizarse.

Qué documentación conviene revisar en lugar de dar por hecho el acceso a antecedentes penales

En muchas due diligence inmobiliarias resulta más útil y defendible centrar la revisión en documentación objetiva y directamente conectada con la operación. Antes que presumir un acceso a antecedentes penales, suele ser preferible revisar:

• identidad de los intervinientes y coherencia documental;
• titularidad registral, cargas y situación posesoria del inmueble;
• poderes, representación y facultades de firma;
• existencia de litigios relevantes o incidencias públicas que afecten a la operación;
• compliance documental societario, si intervienen sociedades;
• origen, consistencia y trazabilidad de determinada documentación aportada.

Este enfoque suele ser más proporcional y más útil para detectar riesgos legales en compraventa inmobiliaria. Además, permite documentar mejor por qué una revisión adicional podría o no estar justificada.

Cómo documentar esta revisión sin exceder la finalidad de la operación

La due diligence inmobiliaria debe ser proporcional a la operación y a la posición de las partes. Si se valora incluir una comprobación relacionada con antecedentes penales, conviene dejar constancia de para qué se pide, quién la revisa, qué alcance tiene y qué alternativa menos invasiva se ha considerado.

A nivel práctico, suele ser recomendable:

1. definir la finalidad concreta dentro del expediente;
2. limitar el acceso a quienes necesiten conocer esa información;
3. evitar copiar o difundir datos penales si no es imprescindible;
4. reflejar en el informe conclusiones de riesgo, no más datos de los necesarios;
5. prever en el contrato declaraciones, garantías o condiciones que ayuden a gestionar el riesgo detectado.

En ocasiones, una manifestación contractual bien construida o una condición precedente puede ofrecer una protección más proporcionada que la incorporación de documentación sensible al data room.

Riesgos habituales y errores que conviene evitar

Uno de los errores más frecuentes es tratar el certificado de antecedentes penales como si fuera un documento exigible de forma ordinaria por cualquier tercero. Otro, incorporar al informe de due diligence referencias excesivas a datos penales cuando bastaría con una conclusión jurídica o de riesgo debidamente acotada.

También conviene evitar tres simplificaciones:

• confundir revisión documental con investigación abierta sobre la persona;
• presuponer que el consentimiento siempre resuelve el problema de legitimación y proporcionalidad;
• aplicar el mismo nivel de escrutinio a toda operación, sin atender a su importe, estructura y riesgos reales.

En síntesis, el informe de penales para due diligence inmobiliaria no debe entenderse como un documento estándar de libre acceso, sino como una posible línea de revisión sujeta a fuertes cautelas jurídicas. Lo razonable es empezar por la revisión de identidad, titularidad, poderes, cargas, litigios y consistencia documental, y solo después valorar si una comprobación adicional está justificada.

Si la operación es sensible o intervienen varias capas societarias, puede ser útil diseñar un protocolo de revisión y documentación ajustado al caso. Esa cautela suele reducir riesgos sin exceder la finalidad legítima de la operación y tener presente la caducidad del certificado de penales: plazos.